Devlet dairelerinin kendi aralarında veya kişilerle devler daireleri arasında yazılan mektuplardır. Bu tür mektuplarda, konunun uzunluğuna göre tam veya yarım sayfa boyutunda çizgisiz,beyaz kağıtlar kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu dışında ayrıntılara ve özel isteklere yer verilmez. Konu en açık ve yalın biçimde ele alınır. Üst makam yetkilisi alt makamdakine yazdığı yazıyı “rica ederim”, alt makamdaki üst makamdakine “bilgilerinize saygıyla sunarım” veya “arz ederim” şeklinde bitirmelidir.
Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilecek Noktalar :
· Kağıdın üst yanından iki santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adresi bulunur.
· Sağ üst köşeye tarih konur.
· Yazıya başlamadan,hangi tarih ve sayılı yazıya cevap olarak yazıldığı belirtilir.
· Yazının ilk paragrafında sorun veya konu ortaya konur.
· Gelişme paragraflarında,bizim konu hakkındaki görüşümüz belirtilir,bizden istenilen bilgiler verilir.
· Sonuç bölümünde,yazının gönderildiği makamın durumuna göre ( alt makam,üst makam ) yazı,rica yada sunu biçimlerinden biriyle bitirilir.
· Resmi yazıyı tamamlayan evraklar,metnin sol alt kısmına,sıra numarası verilerek belirtilir.
· Kağıdın sol en alt köşesine yazıyı daktilo edenle,konuyla ilgili bölüm şefinin ad ve soyadlarının ilk harfleri yazılır.